Quelques lignes directrices à l'intention des organisations informatiques, pour continuer à aller de l'avant dans un contexte de marchés fragilisés, de conditions économiques incertaines et de réductions budgétaires.
Bonjour à tous nos fidèles lecteurs,
J'imagine que vous êtes nombreux à surveiller d'un œil inquiet les aléas des marchés en vous interrogeant sur leurs conséquences pour l'organisation informatique dans l'année à venir. C'est pourquoi je voudrais profiter de cette dernière colonne de l'année 2008 pour examiner avec vous ce que nous pouvons faire — nous, les responsables informatiques — pour aider notre entreprise à mieux prévoir, se préparer et réagir face à une conjoncture économique difficile.
Rester axé sur le long terme
Il appartient au CIO et au service informatique dans son ensemble de suivre l'évolution des forces de marché susceptibles d'affecter l'entreprise et ses clients. Au vu de l'instabilité économique actuelle, le responsable informatique doit plus que jamais se concerter avec la direction pour mieux anticiper l'impact du marché sur l'activité de l'entreprise. L'organisation informatique sera ainsi à même de rester en phase et de réagir promptement à une brusque altération des conditions économiques.
J'ai constaté que, dans notre secteur d'activité, les CFO et CEO prennent bien souvent des décisions à courte vue en rognant sur des investissements informatiques qui
font appel à des ressources spécialisées. Mais après une interruption aussi brutale, ces mêmes programmes seront difficiles à relancer lorsque le feu repassera au vert.
J'ai constaté que, dans notre secteur d'activité, les CFO et CEO prennent bien souvent des décisions à courte vue en rognant sur des investissements informatiques qui font appel à des ressources spécialisées. Mais après une interruption aussi brutale, ces mêmes programmes seront difficiles à relancer lorsque le feu repassera au vert. Nombre de dirigeants peuvent être tentés par des coupes budgétaires entraînant des économies immédiates. Ce faisant, ils oublient qu'il leur faudra peut-être relancer la machine six mois plus tard - auquel cas ils ressentiront cruellement l'absence des experts et autres ressources humaines dont ils se sont séparés. Compte tenu du temps nécessaire à la reconstitution des équipes, ils réaliseront alors que les implications de leur décision allaient bien au-delà de la simple logique économique.
Nombre de CIO ont l'avantage d'être régulièrement conviés aux réunions de stratégie et de développement de produits de leur entreprise, ce qui leur permet de se tenir au fait des conditions de marché. Quelle que soit la stratégie envisagée — réduction des coûts à court terme ou maintien des programmes stratégiques assurant des avantages durables dans un contexte économique difficile —, il importe que le CIO puisse en débattre avec les principaux dirigeants de l'entreprise. L'organisation informatique a en effet besoin d'être totalement alignée sur l'entreprise pour affronter les épreuves que traverse actuellement le marché.
Quand des coupes budgétaires sont inévitables
Lorsqu'il s'avère indispensable de procéder à des réductions de budget, quels sont les critères de sélection qui doivent prévaloir ? Chez Sun, toutes les initiatives informatiques sont directement liées à une stratégie ou à un objectif global de l'entreprise. Je conseille par conséquent aux organisations informatiques de veiller à ce que tous leurs programmes de grande ampleur — potentiellement soumis au contrôle financier — soient abondamment documentés et précisément rattachés à un objectif global. Le CFO/CEO pourra ainsi mesurer à priori toutes les implications d'une éventuelle coupe budgétaire sur tel ou tel programme. Les projets informatiques sans impact direct sur le chiffre d'affaires ou sur les objectifs stratégiques deviennent ainsi des cibles toutes désignées pour les réductions budgétaires dans les périodes de forte tension fiscale.
Quelles sont alors les possibilités qui s'offrent à vous ? Commencez par explorer certains gisements d'économies généralement sous-exploités. Étudiez par exemple l'opportunité de flexibiliser vos frais d'exploitation en recourant au modèle SaaS (Software as a Service), qui vous permet d'activer ou de désactiver les services — et par conséquent de moduler leur coûts — suivant les variations des conditions économiques et des besoins de l'entreprise. Faites également le point sur vos systèmes de téléphonie. Dans la mesure où tous vos collaborateurs sont équipés d'un téléphone cellulaire, les téléphones fixes ne font-ils pas double emploi ? Développez également les possibilités de télétravail, ce qui vous permettra de réduire les coûts d'immobilisation de capital, les coûts immobiliers et les coûts d'infrastructure informatique. La téléphonie sans fil et la voix sur IP peuvent également être envisagées pour réduire ou même éliminer l'infrastructure fixe traditionnelle.
De façon générale, toutes les pratiques motivées par la seule force de l'habitude méritent d'être reconsidérées.
Les responsables financiers chargés de superviser notre activité ont tendance à tout analyser en termes de retour sur investissement (ROI), alors que les investissements informatiques échappent souvent aux instruments de mesure purement financiers. Il arrive parfois qu'un investissement informatique ait des retombées économiques concrètes — par exemple, lorsque l'introduction d'une nouvelle application permet de retirer plusieurs applications d'ancienne génération. De telles économies sont mesurables et quantifiables. En revanche, il est généralement impossible d'obtenir une mesure d'impact fiable dans les domaines de la productivité des employés ou du rendement du capital investi, car ces retombées sont essentiellement d'ordre qualitatif. Préparez-vous par conséquent à argumenter sur le double plan quantitatif et qualitatif pour défendre pleinement les avantages de votre programme.
Chez Sun, les choses sont claires : lorsque l'opportunité se présente de reporter un projet de grande ampleur sans incidence sur nos plans stratégiques ou nos initiatives tactiques, nous la saisissons sans hésiter. Nombre d'entreprises se trouvent cependant confrontées à un dilemme inextricable. Toute réduction des fonctions de support (ventes, finances, RH) se traduit par un besoin d'automatisation accru — la compression des effectifs devant être compensée par le déploiement de systèmes supplémentaires. Or, de tels investissements sont incompatibles avec une réduction des budgets informatiques. D'où la nécessité, une fois de plus, d'impliquer l'organisation informatique dans le processus de décision au plus haut niveau de l'écosystème.
Si la crise financière actuelle a un avantage, c'est de nous obliger à rechercher des gains d'efficience.
Un point positif : la nécessité d'innover dans la recherche d'économies
Si la crise financière actuelle a un avantage, c'est de nous obliger à rechercher des gains d'efficience. Les technologies nécessitant un moindre investissement de capital, telles que la virtualisation, l'open source ou SaaS, offrent à cet égard des opportunités intéressantes. La virtualisation nous permet d'atteindre un plus haut degré de consolidation pour faire progresser la productivité, les taux d'utilisation et la performance opérationnelle, d'où une réduction appréciable des coûts. En virtualisant l'essentiel de sa pile d'applications, Sun a sensiblement amélioré l'utilisation de ses serveurs et autres actifs informatiques. L'approche SaaS, si elle ne réduit pas nécessairement les coûts d'exploitation, permet à coup sûr de flexibiliser le modèle de coûts en éliminant les investissements irrécupérables associés aux logiciels classiques. De fait, SaaS laisse toute latitude à l'entreprise pour activer ou désactiver des services informatiques en fonction de sa situation financière. Dans la mesure où c'est votre fournisseur SaaS qui assume les coûts de recherche et d'évolution de ses technologies, vous ne payez que pour votre consommation effective de services, évitant ainsi la détention d'actifs non utilisés.
Selon votre culture d'entreprise, vous pouvez également envisager une évolution vers un environnement mobile, qui permettra de réduire les coûts immobiliers et les frais d'exploitation liés à l'entretien de bureaux destinés au personnel. Sun est ainsi parvenu à fermer complètement l'un de ses sites en offrant à 4000 collaborateurs la possibilité de télétravailler depuis leur domicile, d'où une économie de plusieurs millions de dollars de frais d'exploitation sans aucun impact sur la productivité. Même limité au vendredi, le télétravail permettra de gagner une journée par semaine de lumière et d'air conditionné — une économie parfois considérable. Réduction des coûts et responsabilité écologique ne sont plus incompatibles.
Ne perdez jamais de vue le caractère cyclique des crises financières et des conditions de marché. L'organisation informatique doit donc se tenir prête à réagir rapidement dès que la direction de l'entreprise approuvera la remise en place de ses programmes. Quelle que soit notre spécialité, nous devons tous être capables de décrypter l'évolution du marché et d'anticiper les mouvements de reprise en relançant la planification des programmes suspendus. Les plus prompts à réagir en toute circonstance — à la hausse comme à la baisse — sont assurés de sortir gagnants.
Je vous présente tous mes voeux pour la période des fêtes, en me réjouissant à la perspective de poursuivre notre dialogue sur l'informatique durant la nouvelle année à venir.
Bob Worrall
CIO, Sun Microsystems
cio@sun.com
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